Política de tratamiento

  • Última edición: Lun. 27 Jun 2016 - 11:29 (Hora de Colombia)

Protección de datos personales.

La presente Política de Tratamiento ha sido desarrollada teniendo en cuenta lo dispuesto por la Ley Estatuaria 1581 de Protección de datos personales, en adelante LEPD, y su desarrollo reglamentario y será aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales objeto de tratamiento por el Responsable del Tratamiento.

Cumpliendo con los requerimientos recogidos en la LEPD relativos a la solicitud de la autorización en el tratamiento de los datos, todo aquel titular que facilite información relativa a sus datos personales, mediante la aceptación o con conocimiento de la presente política, están consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) en los términos y condiciones recogidos en la misma en la misma.

Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.

En este sentido, el responsable del tratamiento de la base de datos identificada a continuación es Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72), cuyos datos de contacto son: Dirección: Diagonal 25G # 95A - 55 Bogotá (Cundinamarca) Email: servicioalcliente@4-72.com.co Teléfono: (571) 4722005

Definiciones

Con el objeto de facilitar la lectura y comprensión de la presente política de tratamiento se reflejan las definiciones relativas a conceptos específicos de la protección de datos en general.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan a la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Base de datos y finalidades

Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) en el desarrollo de su actividad procede al tratamiento, o lo que es lo mismo, la recolección, almacenamiento, uso, circulación.
supresión de una serie de datos personales relativos a personas naturales. Dichos datos personales son tratados a través de una serie de bases de datos destinadas, en todo caso, a finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley.

A continuación se identifican tales bases de datos, junto con las finalidades asignadas a cada una de ellas:

BASE DE DATOSFINALIDAD
 PQRBase de datos que contiene información para la gestión de las peticiones, quejas y reclamaciones presentadas por los usuarios de los servicios de 4-72.
Clientes  NaturalesBase de datos que alberga información necesaria para la prestación de los servicios y/o productos contratados por clientes naturales, así como la remisión de información sobre productos, servicios y actividades promovidos por la entidad.
Clientes CorporativosBase de datos que alberga información necesaria para la prestación de los servicios y/o productos contratados por clientes corporativos, así como la remisión de información sobre productos, servicios y actividades promovidos por la entidad.
ProveedoresBase de datos que alberga información necesaria para la contratación de servicios y/o productos a proveedores, así como la remisión de información sobre productos, servicios y actividades promovidos por la entidad.
Clientes potencialesBase de datos que alberga información necesaria para la realización de eventos, campañas de promoción y marketing.
PensionadosBase de datos que alberga información necesaria para la gestión de los servicios de cobro y pago a pensionados
Gestión HumanaBase de datos que alberga información necesaria para la gestión jurídico/laboral con el personal de la entidad, así como la remisión de información sobre productos, servicios y actividades  promovidos por la entidad.
VideovigilanciaBase de datos que alberga las imágenes tomadas a través de los sistemas de videovigilancia para el control de la seguridad de las instalaciones
Control de accesosBase de datos que alberga información necesaria para controlar el acceso de visitantes a las instalaciones de la entidad.
Hojas de vidaBase de datos que alberga información necesaria para llevar a cabo procesos de selección promovidos por la entidad
Usuarios webBase de datos que alberga información relativa a usuarios de la web con la finalidad de atender las solicitudes que se presenten a través de la misma


5. Habeas data

Los titulares de los datos, es decir, las personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) podrán ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales, los cuales son analizados más adelante.

Estos derechos son considerados de carácter personalísimo, es decir, solo podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

· Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
· Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
· Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercitarán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 5.1 Derecho de acceso o consulta

· Definición : Es el derecho del titular a obtener información sobre si sus propios datos están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que se esté realizando, el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o que se prevean realizar respecto de los mismos.

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) deberá demostrar a la SIC, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

· Ejercicio: El titular de los datos puede ejercer los derechos de consulta y reclamo sobre sus datos, mediante escrito dirigido a Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) La Jefatura Nacional de Peticiones, Quejas y Reclamaciones es el área encargada de la gestión, tramitación y atención de los derechos de consulta y reclamos.

La solicitud o comunicación dirigida a Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) deberá contener las siguientes previsiones:

- Nombre y apellidos del titular,
- Fotocopia del CC del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación,
- Petición en que se concreta la solicitud (consulta/acceso),
- Dirección a efecto de notificaciones, fecha y firma del solicitante,
- Documentos acreditativos de la petición que se formula, en su caso.

El titular podrá optar por uno o varios de los siguientes sistemas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

- Visualización en pantalla
- Escrito, copia o fotocopia remitida por correo certificado o no
- Telecopia
- Correo electrónico u otros sistemas de comunicación electrónica
- Otro sistema adecuado a la configuración o implantación material de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por Servicios Postales Nacionales, S.A. (4- 72).

· Atención: Una vez recibida la solicitud, Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de 10 (diez) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de reclamo.

5.2 Quejas y reclamos

· Definición

Se entiende por:

- Reclamo de corrección, el derecho del titular a que se modifiquen aquellos datos que resulten ser inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Reclamo de supresión, el derecho del titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Reclamo de revocación, el derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
- Reclamo de infracción, el derecho a solicitar que se proceda a la subsanación del incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos

· Ejercicio

El titular de los datos puede ejercer los derechos de consulta y reclamo sobre sus datos, mediante escrito dirigido a Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72).

La Jefatura Nacional de Peticiones, Quejas y Reclamaciones es el área encargada de la gestión, tramitación y atención de los derechos de consulta y reclamos.

El contenido mínimo de la solicitud ha de ser el siguiente:

- Nombre y apellidos del titular
- Fotocopia del CC del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación
- Petición en que se concreta la solicitud (rectificación, supresión, revocación…),
- Dirección a efecto de notificaciones, fecha y firma del solicitante,
- Documentos acreditativos de la petición que se formula, en su caso.

· Atención

Una vez recibida la solicitud, Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) resolverá la petición del reclamo, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, a contar desde la recepción de la solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que el reclamo resultara incompleto, Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

Una vez recibido el reclamo completo, Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de reclamo.

6. Seguridad y Protección

Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72), teniendo en cuenta el principio de seguridad regulado por la LEPD, tiene implementadas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por otra parte Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72), a través de la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, requiere a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad requeridas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

7. Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de Servicios Postales Nacionales, S.A. (4-72) serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin Clave.